Tổng hợp những điều doanh nghiệp cần biết về tổng đài trả lời tự động

Rate this post

Chắc là khi thực hiện gọi đến tổng đài bạn đã không còn lạ gì với một giọng nói tự động hướng dẫn bước thao tác với nhà cung cấp dịch vụ. Đó chính là tổng đài trả lời tự động viết tắt là IVR, là giải pháp đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. 

Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về giải pháp này nhé.

Tổng đài trả lời tự động
Tổng đài trả lời tự động

Tổng đài trả lời tự động là gì?

Tổng đài trả lời tự động là tính năng cơ bản trên tổng đài giúp phân luồng khách hàng qua các phím bấm dựa trên nội dung lời chào gọi, đưa cuộc gọi đến đúng bộ phận hay phòng ban liên quan để xử lý yêu cầu của khách hàng.

Nguyên lý hoạt động rất đơn giản, khi khách hàng gọi đến tổng đài khách hàng sẽ lắng nghe một đoạn ghi âm có sẵn. Trong đoạn ghi âm có lời chào mừng và chỉ dẫn thao tác trên bàn phím để điều hướng cuộc gọi theo nhu cầu của khách hàng.

Ví dụ đoạn ghi âm sẵn:

  • “Chào mừng Quý khách đã gọi đến công ty A. Vui lòng bấm số máy nội bộ cần gặp hoặc bấm phím theo chức năng sau:
  • Phím 1 phòng Kinh doanh
  • Phim 2 phòng Kế toán
  • Phím 3 phòng Nhân sự
  • Phím 4 phòng Kinh doanh Quốc tế
  • Phím 5 phòng Marketing
  • Phím 0 để gặp tổng đài viên
  • Xin cảm ơn”

Do đó quy trình được đơn giản hóa, khách hàng/đối tác sẽ liên lạc thẳng phòng ban mà mình cần.

Tham khảo: Giải pháp Autocall là gì? Đối tượng nào nên sử dụng?

Lợi điểm tổng đài trả lời tự động mang lại

Sự ra mắt của hệ thống trả lời tự động mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức và người dùng, cụ thể như sau:

Giảm tải công việc

Hằng ngày, bộ phận lễ tân tiếp nhận hàng trăm hàng nghìn cuộc gọi xử lý khó khăn khách hàng.Vì vậy khối lượng công việc khá nhiều và “làm hoài không hết”. Do vậy khi sử dụng tổng đài tự động, người dùng chỉ cần nhấn phím mà không cần sự can thiệp của lễ tân. Nhất là vẫn kiểm soát được quy trình chăm sóc khách hàng hiệu quả. Chuyện này đã hỗ trợ cho bộ phận tiếp tân giảm thiểu một lượng lớn công việc. 

Kết nối nhanh hơn

Tổng đài được giúp đỡ từ bộ phận lễ tân, khách hàng sẽ phải giải trình rõ vấn đề cho họ hiểu. Tiếp theo đó phải chờ lễ tân kết nối tới đúng phòng ban. Sau đó, khách hàng sẽ trình bày vấn đề của mình thêm một lần nữa và tốn nhiều thời gian. Tuy nhiên, với hệ thống trả lời tự động mọi việc được xử lý nhanh chóng. Khách hàng chỉ cần làm theo hướng dẫn và bấm phím gặp các bộ phận có thể hỗ trợ.

Chuyên nghiệp

Các vấn đề hay ý kiến của khách hàng được xử lý nhanh gọn lẹ, để lại ấn tượng tốt trong mắt khách hàng. Đem lại hình ảnh doanh nghiệp của bạn trở nên uy tín và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.

Tối ưu chi phí hoạt động

Số tiền đầu tư cho hệ thống rất thấp so với chi phí doanh nghiệp bỏ ra thuê nhân lực trực điện thoại.

Ngoài ra, hệ thống tổng đài trả lời tự động còn có thể giám sát chất lượng cuộc gọi như ghi âm, biến văn bản thành giọng nói, chấm điểm cuộc gọi,… và nhiều tính năng được lắp đặt vào hệ thống.

Tổng đài trả lời tự động
Tổng đài trả lời tự động

Một số vấn đề khi sử dụng tổng đài trả lời tự động

Dưới đây là một số lưu ý hỗ trợ công ty tạo dựng hệ thống tổng đài tự động hiệu quả:

  • Câu chào ngắn gọn, đủ ý: Doanh nghiệp nên cung cấp lời chào càng ngắn gọn càng tốt, đi thẳng vào vấn đề. Hạn chế dài dòng, rề rà vì những điều này sẽ khiến khách hàng mất kiên nhẫn.
  • Chắc chắn thông tin chính xác: Cho dù doanh nghiệp có thể thay đổi thông tin khi xây dựng tổng đài tự động, nhưng lại mất khá nhiều thời gian.

Tạm kết

Bài viết hôm nay đã cung cấp thông tin về định nghĩa và lưu ý khi thiết lập tổng đài trả lời tự động. Đây là xu hướng mới ưu việt hơn hình thức nhân viên trực tổng đài như trước. Mong những thông tin trên sẽ mang lại nhiều kiến thức bổ ích cho Quý khách hàng.

Nếu cần tư vấn thêm về dịch vụ, vui lòng liên hệ qua: 

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT 

  • Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
  • Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
  • Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh